Comment Améliorer Efficacité des Employés en Simplifiant la Gestion des Documents

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Comment Améliorer Efficacité des Employées en Simplifiant la Gestion des Documents

Lorsqu’ils visent la transformation numérique du lieu de travail, les travailleurs doivent prendre en compte à la fois la partie technique et la formation des employés grâce aux nouvelles technologies.

Dans un rapport récent publié par Quorcirca’s Print 2025 , 71% des PMEs considèrent que l’amélioration de la productivité des employés est l’une des trois priorités majeures de leur entreprise.

Malgré la volonté d’améliorer l’efficacité des employés et de l’entreprise, moins de 50% des PMEs utilisent actuellement des solutions de flux de travail numériques telles que les logiciels de capture de documents.

Pourtant, l’adoption du flux de production numérique suscite de l’intérêt, près de la moitié prévoyant une expansion de l’utilisation des solutions.

S’agissant de l’amélioration de l’efficacité des travailleurs, les modifications apportées à la gestion ne peuvent pas seulement améliorer leur flux de travail. Une partie importante de cette évolution provient également de la transformation numérique consistant à leur demander d’utiliser les solutions.

Tant que vos employés ne comprennent pas comment utiliser la nouvelle technologie, vous n’obtiendrez pas les avantages qui en découleraient de la transformation numérique du lieu de travail.

Rather than applying a complex solution that requires your IT professionals spending their time training end-users/internal customers, organizations should look for a solution that keeps them happy and is simple to use.
Plutôt que d’appliquer une solution complexe qui demande à vos professionnels de l’informatique de passer leur temps à former les utilisateurs finaux ou vos clients internes, les entreprises doivent rechercher une solution qui les rendra heureux et qui est simple à utiliser.

Trouver une Solution de Workflow Appropriée

Une bonne implémentation de workflow devrait inclure les éléments suivants:

  • Un Logiciel qui peut améliorer le flux de travail en automatisant le routage et le traitement des documents. Cela peut également aider en fournissant différentes options de fichier dans l’application, en intégrant le flux de travail.
  • L’amélioration du flux de travail commence par la définition de l’activité, des processus impliqués, et des personnes qui participent au flux de travail. La transformation possible au sein d’une organisation dépend de la formation et du niveau de compétence des employés.
  • Impliquer les participants du flux de travail dans la mise en œuvre de la solution. Observer leurs interactions avec les systèmes. Obtener leurs idées d’améliorations possibles ou de questions qu’ils pourraient avoir. Développer un organigramme avec lequel ils sont d’accord et tester le nouveau design.
  • Rendez les participants enthousiastes en apportant des améliorations qui simplifient leurs tâches. Par exemple, lors de l’exécution d’une tâche existante, montrez l’utilisation de la nouvelle technologie conçue pour simplifier les entrées nécessaires. Sachez qu’un nouveau processus implique généralement de faire les choses de nouvelles façons. Pour faciliter l’expérience d’apprentissage, veillez à ce qu’il soit aussi intuitif que possible.
  • Surveillez et dépannez le nouveau design en observant les participants et en obtenant leurs commentaires. Travaillez à la mise en œuvre jusqu’à ce que les nouveaux flux de travail soient adoptés avec succès par les employés, souvent c’est à ce stade, où la documentation s’avérera précieuse.

En suivant correctement les étapes de fourniture et de mise en œuvre d’une solution de workflow, votre entreprise peut tirer parti de la simplification issue de la transformation numérique.

To find a good workflow solution, ensure that you can find a trial or NFR license to test the software to see if it fits in your organization. In Xerox ConnectKey Devices, users can easily try out one of these solutions from the Xerox App Gallery called CapturePoint.
Pour trouver une bonne solution de flux de travail, assurez-vous de pouvoir trouver une version d’évaluation ou une licence NFR permettant de tester le logiciel pour voir s’il convient à votre entreprise. Dans les Périphériques ConnectKey de Xerox, les utilisateurs peuvent facilement essayer l’une de ces solutions dans la <> appelée CapturePoint.

CapturePoint est un système de flux de travail basé sur un nuage qui vous permet de transformer facilement des documents en informations modifiables. Grâce au système intuitif et à la possibilité de convertir en plusieurs formats, les employés peuvent tirer parti de cette solution de flux de travail simple. Votre service informatique n’a pas besoin de perdre du temps à installer de nouvelles machines ou de gros logiciels, ni à passer du temps à former les employés. CapturePoint peut simplement être activé sur le périphérique et est fourni avec des vidéos tutoriel rapides.

Les utilisateurs finaux et les clients internes peuvent tirer parti de la solution CapturePoint et n’avoir besoin d’aucune formation supplémentaire, ce qui gagne du temps aux employés et leur permet d’être plus productifs.

Trouvez aujourd’hui une solution de flux de travail pour répondre aux besoins de votre organisation et de vos employés, afin de pouvoir apporter la transformation numérique que de nombreuses entreprises s’attendent à atteindre dans le futur!